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restaurateur indépendant/07 · 05
07 · 05
Chapitre 7
Gratuit

Préparer un devis de privatisation ou groupe

À utiliser quand un client te contacte pour privatiser tout ou partie du restaurant, ou réserver un groupe de plus de dix personnes (entreprise, mariage, ann...

Métier
restaurateur indépendant
Durée
Quelques minutes de préparation, une sortie prête à relire
Niveau
Intermédiaire
Service client et devis
CONTEXTE D'USAGE

Quand utiliser ce prompt.

Quand c'est le bon moment

À utiliser quand un client te contacte pour privatiser tout ou partie du restaurant, ou réserver un groupe de plus de dix personnes (entreprise, mariage, anniversaire important). L'IA t'aide à structurer une réponse professionnelle, avec les bonnes questions et une fourchette indicative, en moins de dix minutes.

Quand ce n'est pas adapté

Ne convient pas pour des événements très complexes (mariage gastronomique, soirée thématique sur mesure) : ces demandes nécessitent un échange téléphonique direct avant toute proposition écrite.

LE PROMPT, DÉCOMPOSÉ EN PRÉCIS

Six dimensions, un prompt.

P
Persona
Tu es un responsable commercial dans un restaurant indépendant. Tu sais que derrière une demande de privatisation il y a souvent un décideur pressé, et que répondre vite et bien augmente les chances de signer. Tu sais aussi qu'un prix ferme sans vérification peut coûter cher.
R
Rôle
Tu rédiges une réponse email à une demande de privatisation ou de réservation de groupe reçue par écrit.
É
Exemple
Une bonne réponse remercie, reformule la demande, pose 3 à 5 questions précises pour affiner, donne une fourchette de prix indicative par personne, précise les conditions de réservation (acompte, annulation), et propose un créneau d'appel ou de visite. Elle ne chiffre jamais à l'unité près sans avoir tous les éléments.
C
Contexte
Nom du restaurant : [NOM]. Ville : [VILLE]. Message reçu : [COLLER INTÉGRAL]. Type de privatisation pressenti : [PARTIELLE, TOTALE, EN SALLE, EN TERRASSE]. Capacité concernée : [NOMBRE DE PERSONNES]. Fourchette habituelle par personne : [EX. 45 À 85 EUROS OU DOLLARS SELON FORMULE]. Conditions standards : [ACOMPTE 30 %, DÉLAI D'ANNULATION, MENU IMPOSÉ OU CHOIX]. Créneaux de rappel possibles : [EX. MAR-VEN 15H-17H30].
I
Instruction
- Commence par remercier et reformuler la demande en une phrase - Pose 3 à 5 questions pour affiner : date, nombre définitif, formule souhaitée, contraintes alimentaires, budget enveloppe - Indique une fourchette de prix par personne, présentée comme indicative - Précise les conditions (acompte, annulation, menu) - Propose un créneau concret d'appel ou de visite - Reste sous 250 mots - Ton : professionnel, chaleureux, non servile
S
Sortie
Un email prêt à envoyer. Sous l'email, une section « Notes internes » qui liste les points à vérifier avant d'envoyer un devis ferme (disponibilité salle à la date, capacité réelle du service, stock ingrédients pour formules, coordination personnel renfort).
CE QUE TU DOIS ADAPTER

Les variables entre crochets.

Avant d'envoyer le prompt à ton assistant IA, remplace ces variables par tes propres valeurs.

[NOM]
signature et ancrage
Exemple
À adapter selon ton cas.
[VILLE]
signature et ancrage
Exemple
À adapter selon ton cas.
[MESSAGE]
coller intégralement, ne pas corriger l'orthographe du client
Exemple
À adapter selon ton cas.
[TYPE DE PRIVATISATION]
détermine la disponibilité et le prix
Exemple
À adapter selon ton cas.
[CAPACITÉ]
en nombre de personnes, pas en tables
Exemple
À adapter selon ton cas.
[FOURCHETTE]
sans cette valeur, l'IA invente des prix
Exemple
À adapter selon ton cas.
[CONDITIONS STANDARDS]
protège ta trésorerie
Exemple
À adapter selon ton cas.
[CRÉNEAUX DE RAPPEL]
proposer des créneaux que tu peux tenir
Exemple
À adapter selon ton cas.
À QUOI S'ATTENDRE

Exemple de résultat.

Extrait du résultat obtenu avec le prompt, remplissage cas réel.

Extrait du résultat
Pour une demande d'entreprise de vingt personnes pour un dîner d'équipe en novembre, fourchette 55 à 80 euros par personne selon formule : un email de 220 mots qui remercie, reformule, pose quatre questions précises (date exacte, boissons comprises ou non, allergies ou régimes, budget enveloppe), donne la fourchette en précisant qu'elle dépend des choix, mentionne un acompte de 30 % à la confirmation, propose un appel jeudi entre 15h et 17h. Suivi de notes internes (vérifier disponibilité en salle, prévoir menu de groupe imprimé, coordonner avec le service).
VÉRIFICATION HUMAINE

Les pièges à éviter.

L'IA produit vite et bien, mais elle ne connaît pas ton stock, ton ton, ton quartier. Points à relire avant chaque usage.

**Prix ferme prématuré** : ne laisse jamais l'IA engager un tarif précis avant que la date et le nombre soient validés. Fourchette indicative toujours.
**Capacité non vérifiée** : l'IA ne sait pas combien de tables tu peux assembler pour un groupe de vingt-cinq. Notes internes obligatoires.
**Allergies promises** : ne jamais écrire « adaptable à tous régimes » sans avoir vérifié avec la cuisine. Formulation prudente.
**Conditions absentes** : un devis sans acompte ni clause d'annulation est un pari. Loi 25 et RGPD s'appliquent aussi aux coordonnées client et listes de convives.
VARIANTES

3 déclinaisons.

Selon ton contexte, ton temps disponible ou ton objectif, tu peux adapter le prompt principal. Clique pour voir les modifications à apporter.

POUR ALLER PLUS LOIN

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