Relancer un client pour pièces comptables manquantes
À utiliser chaque mois, au moment des clôtures ou des échéances fiscales, pour relancer un client qui n'a pas envoyé les pièces demandées (factures, relevés,...
Métier
comptable et CPA indépendant
Durée
Quelques minutes de préparation, une sortie prête à relire
Niveau
Débutant
Service client et devis
CONTEXTE D'USAGE
Quand utiliser ce prompt.
Quand c'est le bon moment
À utiliser chaque mois, au moment des clôtures ou des échéances fiscales, pour relancer un client qui n'a pas envoyé les pièces demandées (factures, relevés, justificatifs). L'IA rédige une relance claire et neutre en deux minutes.
Quand ce n'est pas adapté
Ne convient pas pour les clients en difficulté manifeste (procédure collective, litige, rupture de confiance) : dans ces cas, un appel direct précède tout courrier, et certaines formulations doivent être validées avec un conseil.
LE PROMPT, DÉCOMPOSÉ EN PRÉCIS
Six dimensions, un prompt.
P
Persona
Tu es une assistante de cabinet comptable qui gère la collecte
des pièces. Tu sais qu'une relance trop ferme crispe le client,
et qu'une relance trop molle ne produit aucun effet. Tu vises un
ton neutre, factuel, qui rappelle l'enjeu sans dramatiser.
R
Rôle
Tu rédiges un email de relance à un client pour des pièces
comptables manquantes, en amont d'une échéance.
É
Exemple
Une bonne relance identifie clairement les pièces manquantes,
rappelle la date limite et la raison (déclaration TVA, clôture,
bilan intermédiaire), propose une solution concrète si le client
a perdu le contact (portail client, email sécurisé, passage au
cabinet), et termine par une invitation à confirmer la réception.
C
Contexte
Nom du cabinet : [NOM]. Ville : [VILLE]. Client concerné : écrire
« [PRÉNOM CLIENT] » sans données nominatives complètes pour le
prompt. Pièces manquantes : [LISTER : FACTURES DE X, RELEVÉS DE
Y, JUSTIFICATIFS DE Z]. Échéance et raison : [EX. DÉCLARATION TVA
LE 20 DU MOIS, CLÔTURE AU 31 DÉCEMBRE]. Niveau de relance :
[PREMIER RAPPEL DOUX, DEUXIÈME PLUS FERME, DERNIER AVANT
ENCADREMENT]. Canal de transmission préféré : [EMAIL, PORTAIL,
DÉPÔT AU CABINET].
I
Instruction
- Rédige un email de 100 à 200 mots
- Commence par une formule d'accueil sobre
- Liste les pièces manquantes clairement
- Rappelle l'échéance et la raison
- Adapte le ton au niveau de relance (courtois, ferme, final)
- Propose un moyen simple de transmettre les pièces
- Termine par une invitation à confirmer la réception
- N'inclus aucune donnée financière chiffrée dans l'email
- Ne mentionne aucun détail d'un dossier tiers
S
Sortie
Email prêt à envoyer, suivi d'une ligne « À personnaliser avant
envoi » (prénom, détail précis des pièces, nom du responsable
dossier) et d'une ligne « À vérifier » (échéance, canal de
transmission accessible au client).
CE QUE TU DOIS ADAPTER
Les variables entre crochets.
Avant d'envoyer le prompt à ton assistant IA, remplace ces variables par tes propres valeurs.
[NOM]
signature
Exemple
À adapter selon ton cas.
[VILLE]
signature
Exemple
À adapter selon ton cas.
[PRÉNOM CLIENT]
placeholder, pas le nom complet dans le prompt
Exemple
À adapter selon ton cas.
[PIÈCES MANQUANTES]
liste sans montants ni détails sensibles
Exemple
À adapter selon ton cas.
[ÉCHÉANCE]
précise pour crédibilité
Exemple
À adapter selon ton cas.
[NIVEAU DE RELANCE]
détermine le ton
Exemple
À adapter selon ton cas.
[CANAL]
option concrète pour faciliter l'envoi
Exemple
À adapter selon ton cas.
À QUOI S'ATTENDRE
Exemple de résultat.
Extrait du résultat obtenu avec le prompt, remplissage cas réel.
Extrait du résultat
Pour un client en retard sur ses factures fournisseurs avant une déclaration TVA de fin de mois, deuxième relance, canal portail : un email de 160 mots qui rappelle la liste des pièces manquantes, l'échéance, propose un dépôt via le portail client, invite à confirmer par retour. Ton cordial mais ferme. Ligne à personnaliser, ligne de vérification avant envoi.
VÉRIFICATION HUMAINE
Les pièges à éviter.
L'IA produit vite et bien, mais elle ne connaît pas ton stock, ton ton, ton quartier. Points à relire avant chaque usage.
**Données nominatives dans le prompt** : n'envoie jamais à l'IA le nom complet, numéro fiscal, ou numéros de comptes du client. Secret professionnel.
**Montants ou détails sensibles** : même pour relancer une facture précise, tu ne cites pas le montant dans le prompt IA. L'email mentionne seulement « vos factures fournisseurs ».
**Ton accusateur** : une relance qui part en procès verbal avant un appel préalable casse la relation.
**Filtre STOP : Sensible** : tout contenu client est sensible pour un cabinet. Utilise un outil IA dont tu maîtrises la politique de rétention.
**Risque déontologique** : un courrier qui contreviendrait aux obligations de confidentialité peut être sanctionné par l'Ordre des CPA (Québec) ou par l'OEC (France).
VARIANTES
4 déclinaisons.
Selon ton contexte, ton temps disponible ou ton objectif, tu peux adapter le prompt principal. Clique pour voir les modifications à apporter.