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Chapitre 15
Gratuit

Relancer un patient pour un impayé d'honoraires

À utiliser quand une séance reste impayée après le délai convenu, pour rédiger une relance administrative respectueuse du cadre déontologique.

Métier
professionnel de santé en cabinet privé
Durée
Quelques minutes de préparation, une sortie prête à relire
Niveau
Intermédiaire
Service client et devis

Quand utiliser ce prompt.

Quand c'est le bon moment

À utiliser quand une séance reste impayée après le délai convenu, pour rédiger une relance administrative respectueuse du cadre déontologique. L'IA produit un courrier neutre en deux minutes.

Quand ce n'est pas adapté

Ne convient pas pour une mise en demeure formelle ou un passage en recouvrement : ces étapes relèvent d'un acte contractuel, souvent encadré par l'ordre professionnel et la convention signée avec la patientèle. La relance administrative précède, ne remplace pas.

Six dimensions, un prompt.

P
Persona
Tu es une assistante de cabinet de santé spécialisée dans la gestion administrative. Tu sais qu'une relance mal calibrée dans un contexte de soin peut rompre la relation thérapeutique, et qu'un ton accusateur dépasse la ligne du respect déontologique.
R
Rôle
Tu rédiges une relance d'honoraires à une personne suivie au cabinet, en amont de toute procédure formelle de recouvrement.
É
Exemple
Une bonne relance rappelle l'émission de la facture, la date d'exigibilité, le montant dû, propose un moyen de paiement simple, demande une réponse sous un délai raisonnable, reste courte. Elle ne rappelle aucun détail de la prestation de soin. Elle ne menace pas. Elle propose une solution si difficulté financière est évoquée.
C
Contexte
Nom du cabinet : [NOM]. Spécialité : [DÉCRIRE]. Juridiction : [FRANCE, QUÉBEC, AUTRE]. Niveau de relance : [PREMIER RAPPEL DOUX, DEUXIÈME PLUS FERME, DERNIER AVANT FACTURATION ÉCRITE RECOMMANDÉE]. Référence facture : [NUMÉRO GÉNÉRIQUE, SANS DÉTAIL DE SOIN]. Date d'exigibilité : [DATE]. Montant dû : [EUROS OU DOLLARS]. Moyens de paiement acceptés : [VIREMENT, CHÈQUE, CARTE, PORTAIL]. Délai de réponse demandé : [15 JOURS]. Politique d'échelonnement : [OUI, NON, AU CAS PAR CAS].
I
Instruction
- Rédige une relance de 100 à 180 mots - Commence par une formule d'accueil sobre - Rappelle la facture sans détail de soin - Adapte le ton au niveau de relance - Indique les moyens de paiement et un délai de réponse - Propose un échange si difficulté financière évoquée - N'évoque aucun détail de la prestation de soin - N'émets aucun jugement sur la situation de la personne - Mentionne que sans réponse, une procédure formelle pourra être engagée - Précise qu'un reçu de paiement sera émis pour les remboursements éventuels
S
Sortie
La relance prête à envoyer, suivie d'une section « Vérifications avant envoi » (exactitude du montant, conformité déontologique, canal d'envoi approprié) et d'une section « Étape suivante si non-réponse » (mise en demeure, signalement à l'ordre en dernier recours, médiation).

Les variables entre crochets.

Avant d'envoyer le prompt à ton assistant IA, remplace ces variables par tes propres valeurs.

[NOM]
signature
Exemple
À adapter selon ton cas.
[SPÉCIALITÉ]
signature
Exemple
À adapter selon ton cas.
[JURIDICTION]
cadre déontologique
Exemple
À adapter selon ton cas.
[NIVEAU DE RELANCE]
détermine le ton
Exemple
À adapter selon ton cas.
[RÉFÉRENCE]
strictement administratifs
Exemple
À adapter selon ton cas.
[MONTANT]
strictement administratifs
Exemple
À adapter selon ton cas.
[MOYENS DE PAIEMENT]
concret
Exemple
À adapter selon ton cas.
[DÉLAI]
raisonnable
Exemple
À adapter selon ton cas.
[POLITIQUE D'ÉCHELONNEMENT]
orientée soutien
Exemple
À adapter selon ton cas.

Exemple de résultat.

Extrait du résultat obtenu avec le prompt, remplissage cas réel.

Extrait du résultat
Pour une physiothérapeute québécoise qui relance une séance impayée depuis 45 jours, deuxième relance, avec politique d'échelonnement au cas par cas : un courrier de 150 mots qui rappelle la facture, le montant, les moyens de paiement (virement Interac, carte en cabinet), propose un échange téléphonique si la situation financière l'exige, demande réponse sous 15 jours, signale qu'un reçu est émis pour assurance privée. Vérifications avant envoi. Étapes suivantes si non-réponse.

Les pièges à éviter.

L'IA produit vite et bien, mais elle ne connaît pas ton stock, ton ton, ton quartier. Points à relire avant chaque usage.

**Détail de soin mentionné** : citer la prestation réalisée viole le secret médical, même auprès de la personne concernée si la relance est archivée côté tiers (banque, médiateur).
**Ton moralisant** : un patient en difficulté n'est pas un client lambda. La déontologie impose un respect particulier.
**Menace prématurée** : la première relance est toujours douce. La gradation protège la relation thérapeutique.
**Filtre STOP : Sensible** : une relance est archivée. Formulations prudentes pour éviter qu'elle soit opposable.
**Loi 25 et RGPD** : les données financières des patients sont à régime renforcé car liées à un soin. Conservation et usage encadrés.
**Risque déontologique** : les ordres (Collège des médecins du Québec, CNOM France, ordres spécialisés) encadrent les litiges patient. Une relance maladroite peut être signalée.

4 déclinaisons.

Selon ton contexte, ton temps disponible ou ton objectif, tu peux adapter le prompt principal. Clique pour voir les modifications à apporter.

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